Tổ chức các cuộc họp trực tuyến hiệu quả trong kinh doanh toàn cầu của bạn
Họp trực tuyến/ Hội nghị truyền hình là một phần thiết yếu của hoạt động kinh doanh toàn cầu hiện đại. Nhờ có Internet và những tiến bộ trong việc truyền dữ liệu tốc độ cao, bất kỳ ai cũng có thể giao tiếp trực tuyến - không chỉ bằng văn bản và giọng nói mà còn qua hình ảnh trực tiếp.
Cuộc họp trực tuyến không phải là một quá trình đơn giản. Để tận dụng tối đa công nghệ, có những điều cần tính đến. Không dễ như đeo tai nghe micro và camera và nói chuyện với ai đó khi nhìn thấy mặt họ trên màn hình. Hãy lưu ý những điểm cần thiết này trước khi tiến hành cuộc họp trực tuyến/ cuộc Hội thảo trực tuyến của bạn.
1. Hãy chắc chắn rằng bạn không có vấn đề kỹ thuật.
Bạn cần phần cứng và phần mềm đáng tin cậy để tham gia các cuộc họp trực tuyến/ hội nghị hiệu quả. Về mặt phần cứng, bạn phải có micrô và tai nghe chất lượng để đảm bảo rằng bạn có thể nghe thấy những gì bên kia đang nói và bạn có thể nghe thấy rõ ràng với người ở đầu dây bên kia. Đừng lựa chọn các thiết bị giá rẻ, nhưng cũng đừng cố chỉ định những thiết bị có thương hiệu. Hãy tìm thiết bị Họp trực tuyến bền với giá cả hợp lý.
Bạn cũng cần phải thiết lập đúng phần cứng. May mắn thay, hầu hết các nền tảng Hội nghị truyền hình đều đi kèm với trợ lý thiết lập hoặc trình hướng dẫn, có thể hướng dẫn bạn đảm bảo phần cứng của bạn được cài đặt chính xác.
Khi nói đến phần mềm họp trực tuyến, nên lựa chọn dựa trên các tiêu chí sau:
Đáng tin cậy: phần mềm Họp trực tuyến đáng tin cậy không nên gặp phải thời gian chết thường xuyên và lỗi. Không thành vấn đề nếu nó dựa trên trình duyệt (không cần cài đặt) hoặc dựa trên máy khách (phần mềm máy trạm phải được cài đặt) miễn là không có vấn đề về phản ứng hoặc thời gian chết.
Tính năng, đặc điểm: Trong hầu hết các trường hợp, những gì bạn cần là những tính năng hỗ trợ nhiều người tham gia họp trực tuyến như chia sẻ tệp và màn hình, ẩn hoặc tắt tiếng của người tham gia, trò chuyện riêng tư, ghi video và âm thanh, hệ thống phòng, tích hợp với các ứng dụng khác và khả năng tương thích di động.
Khả năng tiếp cận . Tốt hơn là chọn một nền tảng họp trực tuyến phổ biến, vì nó sẽ dễ dàng hơn để tiếp cận với mọi người. Ngoài ra, nhiều người dùng hơn có nghĩa là các vấn đề ảnh hưởng đến nền tảng có khả năng được phát hiện và giải quyết sớm hơn.
Dễ sử dụng. Chọn nền tảng Họp trực tuyến trực quan nhất để thuận tiện cho mọi người.
Nhưng tốt nhất có lẽ là có người nào đó trong Công ty của bạn có thể dễ dàng hỗ trợ cần thiết nếu bạn gặp phải sự cố kỹ thuật. Thông thường, những người có kỹ năng có thể dễ dàng giải quyết các vấn đề, do đó bạn không phải trải qua quá trình nhận hỗ trợ khách hàng cho nền tảng Hội nghị truyền hình.
Công nghệ đáng tin cậy là không thể thiếu để điều hành một doanh nghiệp toàn cầu, thậm chí còn hơn thế đối với những người cung cấp dịch vụ toàn cầu hóa . Làm thế nào bạn có thể đảm bảo khách hàng của các dịch vụ đáng tin cậy nếu công ty của bạn thậm chí không được hỗ trợ bởi một cơ sở hạ tầng công nghệ vững chắc?
2. Thông báo cho những người tham gia các điểm thảo luận và đặt kỳ vọng.
Trước khi tổ chức Hội thảo từ xa, bạn nên phân phối chương trình của cuộc họp cho những người tham gia dự kiến. Điều quan trọng là cung cấp đủ thời gian và hướng dẫn cho mọi người tham gia để sẵn sàng với những gì họ có thể đóng góp. Không có hướng dẫn cụ thể về việc bạn nên dành bao nhiêu thời gian để chuẩn bị. Nó phụ thuộc vào thời gian của các chủ đề để thảo luận hoặc các vấn đề để giải quyết. Trong một số trường hợp, một ngày hoặc một vài giờ là đủ. Ở những người khác, có thể mất một tuần hoặc hơn để đối chiếu các thông tin và tài liệu cần thiết để trình bày.
Những bất ngờ gần như không bao giờ được chào đón trong các cuộc họp, đặc biệt là trong các cuộc Họp trực tuyến. Đây không phải là một con đường để kiểm tra năng lực, kiến thức hoặc sự chuẩn bị của nhân viên. Giúp người tham gia chuẩn bị thay vì tạo ra những rào cản để đạt được một cuộc Hội nghị truyền hình hiệu quả. Năng suất trong các cuộc họp là vô cùng khó khăn để đạt được mà không cần chuẩn bị.
Chương trình không nhất thiết phải chính thức hoặc cực kỳ chi tiết, nhưng cần nêu rõ một cách toàn diện những gì cuộc họp cần đề cập. Cùng với chương trình, nó giúp gửi các tài liệu và tài liệu tham khảo có liên quan. Chúng có thể bao gồm các liên kết, tài liệu, tập tin đa phương tiện hoặc hướng dẫn.
3. Đúng giờ và có thời gian kết thúc ước tính.
Điều quan trọng là tổ chức đúng giờ như một thói quen. Các cuộc họp nên luôn luôn bắt đầu tại thời điểm được nêu trong thông báo. Ngoài ra, tốt nhất là dự kiến tổng thời gian cuộc họp sẽ diễn ra. Tránh thời gian họp kết thúc mở hoặc không xác định. Các nhóm có xu hướng làm việc hiệu quả hơn khi các nhiệm vụ hoặc hoạt động được phân bổ các mốc thời gian tương ứng.
Đặt giới hạn khi giải quyết chương trình họp có lợi cho cả quản lý và nhân viên. Đối với quản lý, nó cải thiện hiệu quả, vì nó tạo ra sự khẩn cấp để hoàn thành các cuộc thảo luận càng sớm càng tốt và đưa ra các nghị quyết mong muốn. Đối với nhân viên, nó cho phép kiểm soát hợp lý thời gian làm việc của họ. Các cuộc họp hầu hết được coi là sự gián đoạn lịch trình thường xuyên của nhân viên. Giữ nhân viên trong các cuộc họp mà không có thời gian kết thúc xác định có thể khiến họ rời bỏ lịch trình của họ.
4. Tránh tiếng ồn và sự gián đoạn.
Càng nhiều càng tốt, tất cả mọi người tham gia hội thảo từ xa phải ở trong một phòng kín không có tiếng ồn và gián đoạn. Cửa nên được khóa. Đặt điện thoại ở chế độ im lặng.
Quán cà phê và thậm chí bàn làm việc không phải là địa điểm thích hợp cho các Hội nghị truyền hình. Tuy nhiên, nếu không thể tránh khỏi việc một số người tham gia ở vị trí dễ bị ồn ào và gián đoạn, hãy khuyên họ đặt camera của họ để mọi người đi qua không xuất hiện trong màn hình. Yêu cầu họ sử dụng micrô một chiều hoặc đưa micrô của họ lại gần miệng khi nói.
5. Đưa ra một định dạng hoặc quy trình chuẩn.
Làm cho cuộc Họp trực tuyến có thể dự đoán được theo dòng chảy. Phần giới thiệu là cần thiết. Điều quan trọng là giới thiệu đúng người tham gia với nhau. Cũng có thể cần phải gắn thẻ tên, đặc biệt là khi có nhiều người trong cuộc Hội nghị và nếu một số người chỉ có thể tham gia bằng giọng nói của họ (tham gia họp bằng cách sử dụng điện thoại Hội nghị).
Ở giữa cuộc Họp trực tuyến, “người phá băng” rất hữu ích, đặc biệt là khi những người tham gia không quen biết nhau. Ngoài ra, nên thỉnh thoảng nghỉ giải lao, đặc biệt là trong các cuộc thảo luận nghiêm túc nơi người tham gia có thể trở nên căng thẳng hoặc kích động.
Kết thúc các cuộc họp nên ghi lại những thông tin như sau:
Tóm tắt các chi tiết thảo luận
Danh sách các chủ đề chưa được đề cập đầy đủ và cần được giải quyết trong cuộc họp tiếp theo
Giải quyết vấn đề
Phân công nhiệm vụ nếu có
Một cuộc họp hữu ích bao gồm hầu hết, nếu không phải tất cả, các gạch đầu dòng các thông tin được diễn ra trong cuộc Họp trực tuyến. Nếu bất cứ điều gì chưa được thảo luận đầy đủ, nó nên được ưu tiên trong cuộc họp tiếp theo. Nếu chương trình liệt kê các vấn đề hoặc vấn đề cần được giải quyết, chúng sẽ được giải quyết vào cuối cuộc họp hoặc lên lịch cho một vòng thảo luận khác. Cuối cùng, một cuộc họp hiệu quả dẫn đến các hành động để đáp ứng với những gì người tham gia đồng ý hoặc những gì trưởng nhóm chỉ định. Những phân công này cần được liệt kê rõ ràng và truyền đến những người hoặc bộ phận được chỉ định.
Một cuộc Họp trực tuyến hiệu quả không chỉ cần những thông tin mà chúng tôi nêu trên mà có thể là những yếu tố khác ảnh hưởng nên. Có thể là do kỹ thuật trong việc diễn ra cuộc họp như thiết bị hỗ trợ cuộc họp và phần mềm mà bạn tham gia sử dụng, cũng có thể là những tác nhân bên ngoài mà bạn không tránh được. Những tác nhân bên người thì chúng ta không thể lường trước được, nhưng về phần kỹ thuật thì chắc hẳn chúng ta có thể hạn chế. Hãy lựa chọn giải pháp Hội nghị truyền hình đáng tin cậy, dễ dàng cài đặt và sử dụng, phù hợp với mọi cơ sở hạ tầng. Đó có thể đã giúp bạn tạo ra 1 cuộc Họp trực tuyến đạt hiệu quả tốt cho kinh doanh toàn cầu.